當今社會正在高速發(fā)展，人力資源管理對企業(yè)來說，也越來越重要，hr軟件在這個時候就凸顯其重要性。

      在工作過程，經(jīng)歷過2次較大的制度匯編，今天從三個方面談談感悟。

一、關于統(tǒng)一格式 

      制度不僅僅是條款內(nèi)容，尤其是進行匯編管理的時候，設計和統(tǒng)一格式顯得尤為重要。所以對制度進行整理和編制的前提是建立統(tǒng)一的格式。制度的格式包括哪些方面呢，有哪些基本呈現(xiàn)呢，我們可以通過某公司編制制度的格式案例來理解和參考。

例： 

1、制度的文字要求 

      a.正文字體：主要使用宋體小四號字，突出強調(diào)部分可加粗。b.頁眉制度名稱：宋體小二號字（加粗）。其他文字：宋體小四號字。c.頁腳：使用宋體小五號字。

2、 制度名稱規(guī)范：（按制度的層級劃分） 

      a. 基本制度：指對公司（集團公司或分公司）的基本組織規(guī)程和各業(yè)務領域的管理所作的基本規(guī)定，是公司其他性質(zhì)制度的基本依據(jù)；此類制度標題以“×××章程”、“ ×××制度”、“ ×××規(guī)程”形式出現(xiàn)，如公司章程、薪資管理制度等；b.程序規(guī)定：指各類動態(tài)管理的工作程序及具體操作性規(guī)定，此類制度標題以“×××程序”、“ ×××規(guī)定”、“ ×××流程”形式出現(xiàn)，如面試程序、車輛管理規(guī)定等；c.細則圖表：是指對公司制度、程序的補充支持性制度，此類制度的標題以“×××細則”、“ ×××辦法” 、“×××標準”等形式出現(xiàn)。

3、制度的頁眉： 

      a.公司的LOGO、公司名稱；b.制度的名稱；c.制度的編號、版次（用A/B/C等表示重大修改次數(shù)，0/1/2/3等表示局部修改的版本）d.生效日期；e.受控情況（以OA發(fā)布為準）；

4、制度的頁腳：第幾頁 共幾頁 

5、管理制度的層次劃分及編序 

      a.采用條款式，即貫通式章條結構。b.每章可以再另分節(jié)、條、款、項。（分章節(jié)的寫作一般都擬制小標題，一個條目表達一個意思，不可把幾個內(nèi)容包括在一個條目之中）c.制度按其內(nèi)容分成若干層次進行敘述。層次的劃分一般不超過四層，層次的編號采用阿拉伯數(shù)字表示，每兩個層次之間加圓點，圓點加在數(shù)字的右下角。d.第一層次為“章”即“1”，其編號自始至終連續(xù)。以下層次統(tǒng)稱為“條”即“1.1，1.2,1.3………或1.1.1,1.1.2,1.1.3………”等，其編號只在所屬章、條的范圍內(nèi)連續(xù)。e.當制度條文的內(nèi)容適于采用分行并列敘述時，其編號用小寫的英文字母（右下角加圓點）a.d.c..……順序表示。 f.“章”一般有標題。“條”可有標題，也可沒有標題。但屬于用同一編號發(fā)布的制度，“章”、“條”有無標題原則上應一致。g.“章”、“條”的編寫應放在左起頂格書寫。有標題時，在編號后空一個字的位置再寫標題，另起一行寫具體內(nèi)容。沒有標題時，則在編號之后空一個字的位置再寫具體內(nèi)容。具體內(nèi)容前不加編號時，其每段的第一行均左起空兩個字的位置再書寫。自第二行起，以下各行均頂格書寫。

      其他，關于制度結構和標號及分類，就不一一列舉了。以上內(nèi)容作為格式的引導參考。

二、關于匯編的組織 

      一般來說，企業(yè)的制度包含方方面面，各個層面、職能和專業(yè)領域，覆蓋全面廣泛。但現(xiàn)實情況因公司而異，初創(chuàng)企業(yè)處于規(guī)章制度建設的初期，制度梳理和內(nèi)容較精簡。經(jīng)過一定年數(shù)的積累和發(fā)展的成熟型企業(yè)，制度文件繁多，整理編制的工作量也常常比較大。因而在匯編的時候，要首先做個數(shù)量質(zhì)量摸底，評估下工作量，才決定如何來組織匯編。但不管怎么說，制度匯編不是人資或行政某個部門能夠獨立完成的。比如人資部門牽頭，第一步格式統(tǒng)一的工作肯定要做，這個職責要明確。然后是公司層面的制度和不同部門的制度，就需要不同的職能代表參與進來，按照格式完成整理編制。

      組織的概念就是人資一方面要成立編制的小組（名詞組織），另一方面要做好組織工作（動詞組織）。

小組或委員會的架構和成員一般包括這些： 

      1、組長（決策與支持）：因為是公司層面的工作，這個組長必須是公司一把手，或分管行政公文的高管。他們的作用是將制度匯編工作提升公司高度，給予絕對的支持，授予編制人員尚方寶劍。 

      2、組織人員：負責整個工作的實際運轉，從啟動到結束，引領工作，階段性推進和總結梳理。一般是牽頭部門的部門負責人或業(yè)務骨干，如人資經(jīng)理、主管、行政經(jīng)理等。

      3、分組成員：負責個自己職能下轄的制度整理匯編。一般由業(yè)務部門經(jīng)理負責，并安排具體的工作人員推進。職責明確是重要的前提，然后給總做設定總目標和時間計劃節(jié)點，根據(jù)計劃組織首次啟動會議，編制階段總結會議和專題會議，及編制綜合審查及總結會議。會議只是一種形式，目的是讓整個編制工作按照時間節(jié)點高效推進。在組織過程中的重點是輔導和爭議點的溝通協(xié)調(diào)處理，爭議過大，根據(jù)需要在不同層面，解決不同的問題，最終報決策層決定。

三、關于匯編成果與管理使用 

      經(jīng)過編制小組一段時間的細心耐心的工作，最后形成統(tǒng)一格式的制度匯編成果。編制的成果說起來很簡單，有電子文檔和紙質(zhì)兩種基本形式。包括制度目錄、制度分類和分級文件，可以說是一本公司管理法典。 

      制度匯編作為公司檔案進入檔案管理，注意信息安全保密，杜絕隨意傳播。面試的時候，偶爾會遇到一些候選人，口若懸河，說自己能做全面管理，他手上就有公司的全部制度和流程。因為擔心外泄，編好了放在柜子里有什么用呢，和沒有遍有什么差別。并不是這個意思，安全是管理要求，后面就是如何使用。

      為了保證制度的合法合規(guī)，首先應該召開一次職工代表大會，對制度進行過堂，留下民主討論的程序。

      制度匯編印刷出來，一定是厚厚一本，甚至幾本，有沒有必要印刷。有，但是要控制數(shù)量。公司總經(jīng)理和其他授權人員，可以手持一本；公司檔案室可以根據(jù)部門數(shù)量來印刷10-20本存放，以備員工臨時借閱。制度匯編因為涉及到全公司制度，在借閱的時候要涉及幾個原則。一是，員工只可以借閱本職責范圍內(nèi)的制度，如需借閱其他領域制度，需要特別說明經(jīng)過特批。二是，員工借閱制度文件，應該走申請流程，本部門負責人和檔案管理部門審核后方可借閱。三是，借閱時間和地點等做好規(guī)定，安裝監(jiān)控，借閱后只可以在檔案室指定地點閱讀，閱讀時間有一定限制。 

      制度匯編，無論是哪家公司，都是遲早要規(guī)范的工作。如果想讓工作輕松一點，就要在制度建設過程中過好格式的規(guī)范管理，這樣下來，最后的匯編可能就是建一個目錄這么簡單的事了。所以制度建設要在格式方面打下功夫，這幾乎是一勞永逸的好事。在制度的合規(guī)性方面，做好民主程序的管理，防止到了勞動糾紛時候，變成了一堆假制度。最后，注意檔案管理的安全性，只簽訂保密協(xié)議，只是防君子不防小人，應該從借閱和使用流程上嚴格規(guī)范，排除各種外泄隱患。

      總的來說，如果嫌以上工作比較麻煩，可以使用hr軟件來輔助自己，更好地管控公司。